新型コロナウイルスの影響で在宅勤務やオンラインでのコミュニケーションが活発化し、働き方も多様化しています。
在宅勤務やオンラインコミュニケーションなどの非対面での業務において、連絡の取りやすさや共同作業の可否、場所を問わないファイルへのアクセス可能性などは非常に重要になります。
コラボレーションツールは、仕事においてコミュニケーションを図ったり、情報共有をしたりするビジネスツールです。
チャットやWeb会議などといったコミュニケーションツールや、ファイルやカレンダーなどの情報共有ツール、それらを統合的に提供するグループウェアなど、コラボレーションツールの種類はさまざまあります。
この記事では、コラボレーションツールの機能や種類、利用するメリット、選び方のポイントについて紹介します。
コラボレーションツールとは
コラボレーションツールとは、複数の人が関わるフォロジェクトや業務において作業を進めるにあたって、コミュニケーションを図ったり、情報を共有をしたりするために利用するビジネスツールです。
組織内やチーム内でのコミュニケーションをサポートするため、リアルタイムでの情報共有や、社内のファイル共有やプロジェクトの進捗管理、チャットでのコミュニケーションなど様々な機能が統合されています。
コラボレーションツールが注目される理由
コラボレーションツールが注目される背景には、新型コロナウイルスの影響やデータのデジタル化などにより、テレワークのような遠隔での働き方が普及しつつあるためです。
コラボレーションツールは基本的にオンラインで利用され、在宅勤務やテレワーク環境で生産性を向上させるツールとしてニーズが高まっています。
チームや組織内でのコミュニケーションを円滑にし、プロジェクトや業務を効率的に進める手段として期待されています。
コラボレーションツールの機能
コラボレーションツールの機能として以下の3つを紹介します。
- コミュニケーション機能
- 情報共有機能
- 情報管理機能
コミュニケーション機能
コラボレーションツールの基本的な機能としてチャットがあります。
チャットはメールと比較してレスポンスを早くすることができるため、文面でのスムーズなコミュニケーションに向いています。1対1のコミュニケーションだけではなく、複数メンバーでのやりとりも可能です。プロジェクト単位などでグループチャットを作成することでコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。
チャットの他にも、通話機能やweb会議機能などが搭載されているため、オンラインでも対面と同じようにコミュニケーションをとることも可能です。
情報共有機能
コラボレーションツールに搭載されているファイル共有により、外部からでもファイルの閲覧や編集、共同編集が可能になるため、情報共有機能としても利用することができます。
複数の人が同じ情報にアクセスし編集やコメントをすることができるため、情報の一元化と最新情報へのアクセスが可能になります。
ファイルの共有以外にも、カレンダーでの予定の共有や社内情報の共有、個々人のタスクの共有など業務に関連する様々な情報をツールの中で管理することができます。
情報管理機能
クラウド型のコラボレーションツールには安全に情報を管理する機能が備わっています。
コラボレーションツールにUPされている情報はクラウドで管理されるため、自社の環境でシステムを構築するよりも安全性の高い環境でデータを管理することができます。
また、上記の情報管理とは別の意味合いで、プロジェクトやタスクの管理を行うことができるため、それらの情報の共有だけではなく、タスクの割り当て、期限の管理、進捗状況の把握など、プロジェクト全体のスケジュールや優先順位を調整する情報管理機能としても機能します。
コラボレーションツールのメリット
コラボレーションツールのメリットについて以下の3つを紹介します。
- コミュニケーションが円滑になる
- 生産性が向上する
- 利用場所を選ばない
コミュニケーションが円滑になる
コラボレーションツールを利用することにより、チャット機能や通話機能、web会議機能を利用できるため、オンラインでのコミュニケーションのスピードが上がります。
迅速にやりとりできることでコミュニケーションが円滑になり、遠隔地にいるメンバーやタイムゾーンが異なる地域にいるメンバーともやりとりできるため、プロジェクトを進めやすくなります。
生産性が向上する
コラボレーションツールを利用することで情報共有やコミュニケーションが円滑になります。
業務の無駄を解消できれば、ビジネス全体の費用対効果が高まります。様々な情報を一元管理することができるため、タスクの重複や見落としを防ぐことができ、生産性が向上します。
また、コラボレーションツールを利用することにより、ビデオ会議を行うことができるため、これまで遠方のクライアントや仲間と対面で会議するために移動していた際の交通費や移動時間などをカットすることができます。
利用場所を選ばない
コラボレーションツールは、基本的にクラウドサービスを利用するため、インターネット環境のある場所ならどこからでもアクセスができます。
どこにいてもみんなが同じ情報にアクセスでき、コミュニケーションをとれるため、テレワークなどの働き方が広がっても質の高いコミュニケーションを実現することができます。
また、PCだけではなくスマートフォンからもアクセスできるコミュニケーションツールが多いため移動時間中などPCの利用が難しい場合でも利用可能です。
コラボレーションツールの種類
コラボレーションツールには様々な種類があります。それぞれについて紹介します。
- チャット（ビジネスチャット）
チャットでのコミュニケーションを行うためのシステムです。
Slack、チャットワークス、LINEWORKSなどのサービスがあります。
- タスク管理・プロジェクト管理
プロジェクト管理や情報共有を効率化するためのシステムです。
Redmine、Trelloなどのサービスがあります。
- ファイル共有・クラウドストレージ
社内外でファイルを共有するためのシステムです。
Box、One Driveなどのサービスがあります。
- Web会議システム
オンラインMTGを実施するためのツールです。
Microsoft Teamsなどのサービスがあります。
- グループウェア
プロジェクト遂行における組織内でのコミュニケーションを円滑化するシステムのことです。主にこれまで紹介してきたチャット機能やタスク・プロジェクト管理機能、ファイル共有機能、Web会議システムなどが統括された種類のシステムです。
Google Workspace、サイボウズOfficeなどのサービスがあります。
コラボレーションツールの選び方のポイント
コラボレーションツールを導入するにあたって、選び方のポイントについて以下の3つを紹介します。
- 解決したい課題にあっているか
- 操作性が簡単か
- セキュリティに問題はないか
解決したい課題に合っているか
コラボレーションツールを導入することによって自社のコミュニケーション上の課題の何を解決したいのかを明確化し、それにあったツールを選ぶ必要があります。
例えば、コミュニケーション不足や情報共有に課題がある場合には、リアルタイムのチャット機能やファイル共有機能があるツールが適しています。
操作性が簡単か
ツールを導入しても使いこなせないと意味がないため、操作性が簡単で使いこなせるイメージが持てるかどうかを確認する必要があります。
操作性が簡単で学習コストが少ないツールを選ぶことで、効率的に利用できます。
また、例えば、解決したいコミュニケーション課題が、チャット機能を導入するだけで解決できるにも関わらず、豊富な機能を持つグループウェアを導入しても機能を持て余してしまい利用料金だけが発生するという事態にもなりかねません。
操作性が簡単で、必要な機能がきちんと使えるかを確認しましょう。
セキュリティに問題はないか
セキュリティの観点は非常に重要です。企業内の情報やクライアントに関する情報など機密性の高い情報をやりとりすることになるため、セキュリティが確実に保証されているかは重要です。
自社のセキュリティ要件を満たしているか、ログイン認証や本人確認機能などが備わっているかなどを事前に確認しましょう。
自社におすすめのコラボレーションツールを探すならレスターマッチングサービスがおすすめ
リモートワークの需要が拡大し柔軟な働き方に対応していくにあたって、コラボレーションツールの導入は円滑なコミュニケーションの実現に役立ちます。
チャット機能を持つコラボレーションツールや、情報共有機能をもつコラボレーションツール、全ての機能を統括したグループウェアなど、ツールにも様々種類があるため、解決した企業のコミュニケーション上の課題に合わせて導入することが重要です。
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